După plata salariilor, balanța unui angajator mic ar trebui să arate câteva lucruri simple: contul datoriei față de angajați fără sold, avansurile și popririle la zero, iar contribuțiile și impozitul cu sold numai pentru luna abia încheiată. Șase bife lunare ajung pentru a vedea dacă statul de plată și contabilitatea spun același lucru.
Lista de mai jos pornește de la felul în care ContaFirma, platformă educațională dedicată planului de conturi și notelor contabile, descrie traseul unei luni de salarii. Nu cere cunoștințe de salarizare. Cere balanța lunii, statul de plată și câteva minute de atenție din partea antreprenorului care a angajat de curând primii oameni și primește, lună de lună, documente pe care nu le-a mai văzut până atunci.
Traseul sumelor, înainte de orice bifă
O verificare are sens numai dacă se știe ce ar trebui să apară în conturi. Salariul brut din statul de plată este, în același timp, cheltuială a firmei și datorie față de angajați, iar nota contabilă care spune acest lucru este 641 = 421. Din datoria astfel formată se scad apoi reținerile. Contribuțiile salariatului, CAS și CASS, trec în conturile 4315 și 4316. Impozitul pe salariu ajunge în 444. Avansurile plătite în cursul lunii se regăsesc în 425, iar popririle, acolo unde există, în 427. Ce rămâne în 421 după toate aceste scăderi este netul care pleacă spre angajați.
Separat, firma datorează contribuția asiguratorie pentru muncă, prescurtată CAM. Ea nu se reține din salariul nimănui: este o cheltuială a angajatorului, calculată peste brut și înregistrată cu nota 646 = 436. De aici vine o constatare care îi surprinde pe mulți angajatori aflați la început. Costul unui salariat nu este suma care îi intră pe card, ci brutul, la care se adaugă CAM.
Cele șase bife de după ziua de salarii
Verificarea se face pe balanța lunii în care au fost înregistrate salariile, după ce plățile au plecat din bancă. Ordinea punctelor contează mai puțin decât obiceiul de a le parcurge pe toate, de fiecare dată.
- Rulajul debitor al contului 641 din lună este egal cu totalul brut din statul de plată. Cheltuiala cu salariile se măsoară la nivelul brutului, nu al netului.
- Contul 421 nu mai are sold. Odată plătit netul, datoria față de angajați s-a stins complet.
- Contul 425 este zero. Toate avansurile acordate în lună au fost reținute pe statul de plată.
- Contul 427 este zero după ce popririle au fost virate către beneficiarii lor.
- Conturile 4315, 4316, 444 și 436 au sold doar pentru luna curentă. Sumele din lunile anterioare, deja scadente, nu mai au ce căuta acolo.
- Raportul dintre rulajul lunar din 436 și cel din 641 corespunde cotei CAM folosite la calcul.
Ce arată un sold care a rămas pe loc
O bifă lipsă nu este neapărat o greșeală. Este o întrebare care trebuie pusă. Un sold creditor rămas în 421 înseamnă salarii neplătite: poate un transfer care nu a plecat, poate un angajat care nu și-a ridicat banii. Pentru a doua situație planul de conturi are o soluție, fiindcă sumele neridicate în termen se mută în 426. În felul acesta, 421 rămâne curat, iar drepturile neridicate se văd distinct, fără să se amestece cu salariile lunii următoare.
Un sold în 425 arată un avans care nu a fost reținut pe stat. Dacă balanța următoare îl arată din nou, avansul riscă să fie uitat, iar angajatul să fi primit, în fapt, mai mult decât i se cuvenea. La 427 logica este asemănătoare, cu o miză diferită: suma a fost deja oprită din salariul omului, dar nu a ajuns încă la beneficiarul popririi. Banii nu sunt ai firmei și nu au de ce să rămână în conturile ei.
Conturile de contribuții și de impozit cer o privire ceva mai atentă. Un sold egal cu obligațiile lunii curente este firesc, pentru că acestea se achită ulterior. Un sold mai mare decât atât arată că în cont au rămas și sume din lunile anterioare, deja scadente. De ce au rămas, dacă este vorba despre o plată neefectuată ori despre o înregistrare care lipsește, poate spune doar contabilul, cu fișa contului în față.
Raportul dintre 436 și 641, un test rapid de coerență
CAM se calculează ca procent aplicat la salariile brute. Prin urmare, împărțind rulajul lunar al contului 436 la rulajul contului 641, rezultatul ar trebui să fie cota folosită la calcul. Testul durează câteva secunde și nu cere nimic în afara balanței.
Două precizări sunt necesare. Prima: cota nu este o valoare fixă pentru totdeauna. Ea este stabilită prin lege și se poate modifica, motiv pentru care exemplele de pe ContaFirma folosesc cotele în vigoare la data actualizării paginii și sunt prezentate ca exemple, nu ca reguli permanente. A doua: raportul nu trebuie să iasă identic până la ultima zecimală, rotunjirile explicând diferențele mărunte. O abatere mare merită însă lămurită cu contabilul, care poate arăta din ce este format fiecare rulaj.
Unde se oprește verificarea făcută de angajator
Lista nu verifică dacă salariul net a fost calculat corect. Verifică altceva: dacă ceea ce s-a calculat a fost înregistrat, reținut și plătit în întregime. Calculul salariilor și declararea obligațiilor rămân în sarcina celui care se ocupă de salarizare, fie că este contabilul firmei, fie un specialist separat. Angajatorul care parcurge cele șase bife nu preia această muncă; își face doar o imagine asupra rezultatului ei.
Pentru cine vrea să vadă fiecare notă în parte, pagina despre contabilitatea salariilor urmărește traseul unei luni întregi prin conturi. Printre instrumentele ContaFirma se află și „Notele contabile ale statului de plată”, care scrie notele pornind de la totaluri deja calculate. Instrumentul nu calculează salariul net, rulează în browser, nu trimite și nu salvează cifrele introduse, iar rezultatul lui este orientativ.
Un obicei lunar, nu un control ocazional
Valoarea listei vine din repetare. Aplicată o dată, arată starea unei luni. Aplicată în fiecare lună, scoate la iveală tiparele: un avans care apare mereu nereținut, o poprire virată cu întârziere, un sold de contribuții care crește în loc să se reînnoiască. Un antreprenor cu doi sau trei angajați poate trece prin toate punctele în timpul unei cafele, cu balanța într-o mână și statul de plată în cealaltă.
Întrebările rămase se notează și se trimit contabilului, împreună cu numărul contului și cu luna în cauză; o întrebare precisă primește, de regulă, un răspuns precis. ContaFirma explică mecanismul contabil și atât: nu ține evidența firmelor și nu oferă consultanță individuală. Platforma este operată și susținută de REALCONT®, firmă de contabilitate și salarizare din București.
