Erorile de calcul în facturi se evită prin trei obiceiuri: date de bază verificate o singură dată, un șablon care face operațiile automat și o a doua verificare înainte de trimitere. Regulile sunt valabile pentru PFA și firme mici, iar ghidurile de educație financiară de pe Financiar Contabil pornesc de la aceeași idee: ordine, nu grabă.
De unde apar, de fapt, greșelile
Majoritatea diferențelor nu vin din matematică grea, ci din mici neatenții repetate. O cantitate trecută greșit, un preț vechi rămas în șablon sau o rotunjire făcută diferit pe fiecare rând ajung să schimbe totalul. Cele mai des întâlnite cauze sunt:
- datele clientului sau ale produsului introduse manual, de fiecare dată de la zero;
- prețuri unitare și cote de TVA copiate dintr-o factură veche;
- reduceri aplicate pe rând, dar uitate la total;
- rotunjiri făcute în mai multe etape, nu o singură dată;
- moneda sau cursul completate altfel decât în contract.
Dacă recunoașteți două sau trei dintre ele, procesul are nevoie de structură, nu de mai multă atenție.
Pașii care reduc riscul înainte de emitere
Prima regulă este ca informațiile care se repetă să fie introduse o singură dată. Clienții și produsele frecvente merită păstrate într-o nomenclatură, cu denumire, unitate de măsură și preț actualizat. Orice câmp completat de mână este un loc în plus unde se poate greși.
A doua regulă: calculele le face programul, nu omul. Un program de facturare sau chiar un tabel cu formule pentru valoarea fără TVA, TVA și total elimină cea mai mare parte a erorilor aritmetice. Formulele se verifică o dată, apoi celulele care nu trebuie modificate se blochează.
A treia regulă privește legătura cu documentele din spate. Comanda, oferta sau contractul trebuie să corespundă cu factura: cantități, prețuri, condiții de plată. O comparație de un minut între cele două documente prinde diferențe care altfel apar abia la reclamația clientului. Aceasta este logica pe care o urmărește și Financiar Contabil în explicațiile despre cifre: fiecare număr trebuie să poată fi justificat.
Controlul final: lista de verificare
Înainte de trimitere ajută o listă scurtă, parcursă mereu în aceeași ordine:
- datele de identificare ale clientului: denumire, cod fiscal, adresă;
- numărul și data facturii, în succesiunea corectă;
- cantitățile și prețurile, comparate cu comanda;
- totalul, recalculat rapid cu un calculator sau în altă aplicație;
- moneda, termenul de plată și contul bancar.
Dacă facturile au valori mari, merită ca verificarea să fie făcută de altă persoană decât cea care a emis documentul. Ochiul care a scris vede ce a vrut să scrie, nu ce este scris.
Ce faceți când ați greșit deja
Greșelile se corectează cât mai repede și documentat. În funcție de situație, factura se anulează sau se stornează și se emite una nouă, iar cazul se notează pentru a vedea unde s-a rupt lanțul. Pentru procedura exactă este bine să vă consultați contabilul, pentru că regulile depind de momentul în care a fost emis documentul.
Un ultim obicei: o dată pe lună, câteva facturi alese la întâmplare se reverifică. Așa se observă tiparele de eroare înainte să devină costisitoare. Pentru organizarea banilor pe termen mai lung, pagina despre planificarea financiară completează bine acest obicei, iar Financiar Contabil rămâne un loc potrivit pentru a continua documentarea.
