Registrul de casă este documentul în care o firmă notează, în ordine cronologică, încasările și plățile făcute în numerar. Răspunsul scurt: îl completezi zilnic, cu fiecare operațiune justificată prin act, iar soldul trebuie să corespundă cu banii reali din casierie. Pe FiscalPress găsești explicații clare pentru firme, iar mai jos vezi pe scurt cum se ține.
Ce conține registrul de casă
Fiecare zi de lucru are o filă proprie, iar în ea apar soldul de la început, operațiunile zilei și soldul de la sfârșit. La fiecare operațiune se notează numărul actului, explicația și suma. Actul poate fi o chitanță, o dispoziție de încasare sau de plată ori un alt document justificativ admis.
Dacă firma are mai multe persoane care mânuiesc numerar, stabilește cine are dreptul să încaseze și să plătească și cine verifică. Separarea rolurilor reduce erorile.
Pașii zilnici
Procedura se învață repede dacă o repeți în aceeași ordine.
- Pornești de la soldul din ziua precedentă.
- Înregistrezi fiecare încasare și fiecare plată în ordinea în care au avut loc.
- Verifici dacă există un document pentru fiecare operațiune.
- Calculezi soldul de final și îl compari cu numerarul din casă.
- Semnezi fila și o arhivezi în dosarul firmei.
La început, pașii par multe. După câteva zile devin automatism, iar verificarea de la sfârșit îți arată imediat dacă ceva nu se potrivește.
Ce se întâmplă cu documentele
Fără act nu există operațiune. O sumă fără justificare creează probleme la un control și poate duce la diferențe greu de explicat. Numerotează documentele în ordine, păstrează copiile și nu lăsa goluri între ele. Dacă folosești un program de contabilitate, asigură-te că poți tipări sau exporta registrul oricând ți-l cere cineva.
Erori care apar des
Cea mai frecventă greșeală este amânarea. Un registru completat la sfârșitul lunii, din memorie, conține aproape sigur omisiuni. A doua este soldul negativ, adică plăți mai mari decât banii disponibili, ceea ce arată că ceva a fost notat greșit sau lipsește. A treia este amestecul banilor personali cu cei ai firmei, care face evidența greu de urmărit.
Plafoane și reguli de numerar
Plățile în numerar sunt supuse unor limite stabilite prin lege, iar regulile pot fi modificate. De aceea, înainte să plătești sau să încasezi sume mari în numerar, verifică prevederile actuale sau cere părerea contabilului. Când ai dubii, o plată prin bancă este de obicei mai sigură și mai ușor de justificat.
Când contează relația cu fiscul
Un registru de casă ținut corect te ajută să răspunzi liniștit la întrebările autorităților. Dacă primești o solicitare de documente sau o notificare, află ce ai de făcut citind explicațiile despre relația cu ANAF, pe care le găsești pe FiscalPress, apoi discută cu contabilul tău. Răspunsul la timp și cu documente în ordine evită multe complicații.
Un obicei care te scutește de probleme
Alege o oră fixă, de exemplu la închiderea programului, în care completezi registrul și numeri banii. Zece minute pe zi sunt mai ușoare decât o zi întreagă la final de lună. Cere și colegilor care folosesc casa să-ți predea actele în aceeași zi.
Arhivează lunar filele, într-un loc sigur, și păstrează-le pe perioada prevăzută de lege; întreabă contabilul cât timp trebuie să le ții.
Pe scurt, ține registrul zilnic, justifică fiecare sumă, compară soldul cu banii reali și respectă regulile de numerar. Pentru alte subiecte fiscale explicate simplu, FiscalPress este o resursă utilă pentru firma ta.
